Дневник «Зари-7»: «Использование - вершина айсберга архивного дела»

5 февраля 2019

Новости ЦМиРАД

4 февраля 2019 года состоялось очередное занятие образовательного курса «Заря 7» на тему: «Формы использования архивных документов», которое провел Андрей Николаевич Торопов, кандидат исторических наук, главный специалист отдела формирования Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения сохранности, государственного учёта и использования архивных документов Управления архивами Свердловской области.

 

Слушателям первым делом обозначили место, занимаемое использованием документов в архивной структуре. Так в архивном деле существует несколько направлений работы: комплектование, обеспечение сохранности, учет. Но пользователи архивной информации, посетители выставок и читальных залов и прочие видят только «вершину». Но без остальных направлений отдел использования существовать не сможет.

 

Далее лектор дал ёмкое определение термина «использование» — предоставление архивом возмездно или безвозмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей. А также определения понятий «пользователи архивной информации» и «получатели государственных услуг».

 

Рассмотрели основные направления использования архивных документов:

1. Социальные нужды — в первую очередь, это социально-правовые запросы, чаще всего с ними обращаются в Архив по личному составу.
2. Научно-популярное направление, так называемое «патриотическое воспитание граждан», - предоставление документов широкому кругу пользователей, экспонирование на выставках, иллюстрация уроков патриотического воспитания в школах.
3. Научное направление — выдача по запросам студентов-дипломников, научных сотрудников и исследователей, работающих в читальном зале.

 

В качестве примера современных тенденций в использовании архивных документов ведущий занятия назвал работу в рамках информационного общества — создание электронных выставок. Такой способ презентации материала способен привлечь большее число посетителей, если его правильно преподнести. К просмотру электронная выставка будет доступна и через год, и через два. Кроме того, это выход для архивов, которые имеют ограниченные площади.

 

«Электронные выставки, когда они только начинались в нашей практике, лет семь назад — это было ново. Сегодня это уже часть нашей жизни, мы с этим постоянно работаем, - отметил Андрей Николаевич. - Архив в Ирбите тогда первыми начали проводить электронные выставки, к ним обращались другие архивы области с вопросами как это вообще делать. Вторым стал Архив в городе Каменск-Уральском, где я работал. Затем присоединились екатеринбургские архивы. Теперь такие выставки ставят в годовые планы и сложностей с их созданием уже не возникает».

 

 

 

Вторая тенденция — предоставление государственных (муниципальных) услуг. Они осуществляются через единый портал государственных и муниципальных услуг, а также через МФЦ. Но поток посетителей в архивы тем не менее по-прежнему существует, так как часть пользователей — это люди пожилого возраста и они, как правило, не прибегают к помощи портала, а предпочитают прийти в архив лично. Есть определенные сложности с приемом заявок через МФЦ, ввиду того, что прием ведут не архивные специалисты, которым сложно затем корректно переадресовать запрос непосредственно в архив. Сейчас идут поиски путей решения этой проблемы.

 

Далее перешли к важной части использования - обеспечение доступа к архивным документам. Доступ бывает двух видов: прямой доступ — когда человек допускается непосредственно к документу в условиях читального зала, при получении архивной копии или архивной выписки, и возможность увидеть документ на выставке. И удалённый доступ, тоже одна из современных тенденций в использовании — это доступ через портал госуслуг, через сайты, электронные выставки, через ответы на запросы по электронной почте.

 

Узнали, что доступ к документам может быть ограничен, если документы засекречены, а также есть ограничение доступа к подлинникам — если есть копии, то предоставляются в ответ на запрос именно они, а к подлинникам допускают только в исключительных случаях - если необходимо исследовать именно оригинал или если копия плохого качества. Бывают и временные ограничения, например, если документы находятся в плохом физическом состоянии и отправлены на реставрацию или с них снимают цифровую копию.

 

Также есть ограничение по распространению персональных данных и конфиденциальной информации — допускаются только собственники либо доверенные лица и прямые наследники. Ограничения доступа по договору — когда организация сдает в архив свои документы, она выставляет свои условия доступа.

 

Изучили основные формы использования: первое — это информационное обеспечение, к которому относятся запросы - люди сами обращаются в архив - и инициативный порядок, когда архив выходит на пользователей с целью их привлечения к сотрудничеству. Здесь же рассмотрели виды запросов: социально-правовые и тематические, их сроки выполнения, возмездную или безвозмездную основу выдачи.

 

«Например, в каком-то небольшом городе есть музей, который хочет подготовить выставку по социально значимому мероприятию. Музей - не орган власти, по идее мы должны оказать им услугу за деньги, но, если музей обратится к нам через мэра этого города,тогда запрос уже последует от органа местного самоуправления и будет выполнен бесплатно. Также бесплатно обрабатываются запросы по социально значимым проектам по решению директора архива. Остальные запросы платные», - резюмирует Андрей Николаевич.

 

Подвид тематических запросов - генеалогические запросы, которые в некоторых случаях выделяются в отдельный вид, всегда платные.

 

 

 

Возвращаясь к формам использования, рассмотрели вторую из них - читальный зал. И это не комната - это вид использования, вид архивной работы. Даже если здание архива небольшое, нет возможности выделить отдельное помещение для читального зала, это не значит, что читального зала нет. Если пришел человек и попросил какие-либо документы для ознакомления, архивист должен посадить его на свое место.

 

Читальный зал архива отличается от читального зала библиотеки. В библиотеке выдают книги, у которых есть тираж, а в архиве — архивные документы в единственном экземпляре. Поэтому отличается и доступ в эти два учреждения — чтобы попасть в читальный зал архива, посетитель предъявляет письмо от сопровождающей его организации либо пишет заявление с просьбой разрешить работу в читальном зале. Далее ему оформляется пропуск - иногда даже могут потребоваться фотографии, - а уже в самом читальном зале пользователь заполняет анкету, оставляет контактные данные и на него заводят личное дело, куда затем вносятся все его заказы и просмотренные дела. В случае возникновения вопросов всегда можно выяснить, кто работал и с какими документами.

 

Ведущий занятия обратил внимание слушателей на необходимость следить за пользователем во время его работы с подлинником - чтобы не вырвал страницы, не портил дела. Обычно наблюдение ведет сотрудник архива, а в больших читальных залах на помощь приходят камеры. После работы пользователя с документом сотрудники проверяют сохранность дела.

 

Еще одна форма использования - выставки. Постоянные - в фойе архива, например, могут идти по несколько лет. Временные — по какой-то теме, к знаменательный дате, к юбилею. Бывают передвижные выставки — проходят за пределами архива.

 

«Это очень важно, так как площади не позволяют выставлять масштабные выставки, - добавил Андрей Николаевич. - Договариваемся с залами и музеями, с хорошими помещениями и с большим потоком посетителей. Сотрудничаем с библиотекой Белинского. И последние годы мы очень хорошо и плодотворно работаем с Музеем архитектуры и дизайна, где мы провели нашу Демидовскую выставку, и со многими другими».

 

 

 

Один из основных вопросов по теме выставок — что же все-таки экспонируем? Подлинники или копии? Копии предпочтительнее использовать для обеспечения сохранности подлинников и чтобы не нарушать температурно-влажностные условия. В редких случаях выставляют оригиналы и тогда должны быть приняты меры по их сохранности. Задача обеспечить безопасность решается силами организации, которая проводит выставку.

 

Бывают однодневные передвижные выставки, например, на каком-нибудь крупном мероприятии, выставляются подлинники документов, которые охраняют сами архивисты. Если документы ночуют за пределами архива, тогда оформляются соответствующие бумаги. Еще один вид выставок - межархивные выставки — когда участвуют несколько архивов и сторонних организаций - музеи или частные коллекционеры, предоставляющие свои экспонаты для украшения выставки. Как правило, документы выставляемые вместе с какими-то еще объектами, например, значками, выглядят привлекательнее для посетителей, для тех же школьников.

 

И еще раз поговорили об электронных выставках — их выкладывают на сайты архивов, сайты организаций, о которых идет речь в выставке, активно используются на уроках патриотического воспитания.

 

Рассмотрели этапы подготовки выставки, такие как: отбор документов, подготовка тематики, проведение экскурсий по выставке и проработка обязательного мощного инструмента — пиар-кампания. Все это делается, чтобы выставки посещали не несколько десятков человек, а несколько тысяч.

 

Следующая форма использования - информационные мероприятия. Это могут быть встречи с общественностью, экскурсии в архив — в их рамках рассказывается не только о документах, но и об архивной работе. Подробно показывают устройство архива, его работу, могут иногда пустить в хранилище. Сюда же относятся дни открытых дверей, мероприятие «Ночь в архиве», лекции по имеющимся документам, доклады, конференции - все это активно проводится. Идет сотрудничество с ФСБ, Центр общественных организаций проводит партийные конференции, круглые столы и уроки для студентов и школьников.

 

Публикации архивных документов — последняя из рассмотренных на занятии форма использования. Это особый отдельный вид работы - пишутся статьи на основе архивных документов и могут публиковаться архивные документы с применением правил времен СССР актуальных и сейчас. Размещаются в различных журналах, например, «Архивы Урала», в сборниках архивных документов, в других СМИ.

 

Основная тенденция архивного направлени использования — это работа со СМИ, работа с молодёжью, связи со школами и институтами, проведение мероприятия патриотической направленности.

 

«Как видите, это достаточно многогранное направление деятельности - использование. В 70-80е годы тех, кто занимался использованием называли «аристократией» архивного дела. Вы только что общались с одним из интересных представителей этой сферы. Спасибо, Андрей Николаевич!», - подвел итог занятия начальник Управления архивами Свердловской области Александр Александрович Капустин.

 

Текст и фото: Васильева И.В.