Дневник «Заря 7»: «Зелёные» правила и другие тоже

15 января 2019

Новости ЦМиРАД

14 января 2019 года прошло первое в этом году занятие курса «Заря 7». Иван Александрович Тимаков, главный специалист отдела формирования Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения сохранности, государственного учёта и использования архивных документов Управления архивами Свердловской области провел занятие на тему «Обеспечение сохранности архивных документов».

 

Напрямую с учётом, скорее всего, из студентов «Зари» никто не работает, но иметь представление об этой сфере нужно. Нужно знать какими требованиями закона и правил руководствуются архивисты и где эти нормы содержаться. Это касается как обеспечения сохранности, так и других направлений. Главное, понимать, кто отвечает за их соблюдение и как ваше направление деятельности соприкасается с вопросами обеспечения сохранности. Сегодня вам придётся вжиться в роль сотрудника, принимающего документы, и вникнуть в процессы, которые происходят в архиве с его точки зрения. 

 

Архив должен обеспечивать полный цикл работы с архивными документами. Попробуем его рассмотреть. Некоторые законы, как, например, закон об актах гражданского состояния или постановление «О противопожарной режиме» касаются архивов одним предложением, одной нормой, но не поленитесь, найдите тексты всех этих документов и изучите. Мы должны соблюдать все законодательные акты, касающиеся архивных служб.

 

Закон об информации – очень важный закон, регулирует нашу работу с информационными системами, так называемыми, электронными документами. «Зелёные правила» – обязательно иметь под рукой, это настольная книга архивиста. Далее два очень специфических документа – они ещё не имеют нормативного статуса, но ими рекомендовано пользоваться в работе в той части, в которой они не противоречат действующему законодательству: два проекта законов – Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии и проект Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях.

 

Почему важно ограничивать доступ – потому что архив должен обеспечить сохранность документов наших архивохранилищ. Но архивы работают для общества, для людей и, естественно, доступ к этим документам должен быть обеспечен. И если этот доступ ограничивается, то на законных основаниях. Поэтому ссылка на порядок признания документов находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии была в правилах. Но у архивов не было регламентированной процедуры, каким образом признавать документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, и ограничивать права граждан, органов и организаций на доступ к этим документам.

 

Разработанный проект правил размещен на специальном сайте, где размещаются проекты нормативных актов. Очень всем рекомендую посмотреть, ознакомиться и сравнить с существующими. Вам, как практикам, нужно быть готовыми работать по ним, когда они уже вступят в действие.

 

Законодательство Свердловской области действует в государственных архивах и ведомственных архивах, есть ещё и муниципальные архивы и музеи, работающие по тем же правилам 2007 года. Госпрограмма – документ, которым руководствуется в работе государственный архив. Рекомендую посмотреть стратегию развития до 2030 года. 

 

Приказ Управления архивами касается обеспечения сохранности и учёта. Один приказ нужно посмотреть, так как он является обзорным – стандарт качества о созданию научно-справочного аппарата, использованию и исполнению.

 

Основные требования относятся к обеспечению условий температурных, влажностных, световых, требования к хранилищам – все они закреплены в наших правилах 2007 года. Главная задача - обеспечить сохранность и неизменность документов, чтобы они хранились максимально долго, а лучше - навечно. Нормы охранного режима и противопожарной режима, режима контроля выдачи и поступления документов в хранилище – он строго регламентированы, но в случае выдачи или получении документов, те сотрудники, которые отвечают за сохранность документов, фиксируют выдачу документов.

 

Очень важен момент – движения дела, не важно куда он выдаётся – в читальный зал, во временное пользование, в постороннюю организацию, в Центр микрографии, например, выдаётся пользователям для копирования – недавно у пользователей появилась такая возможность – копировать своими собственными средствами, кроме обеспечения целостности и сохранности, нужно чтобы во всех учётных документах, когда он вернётся в хранилище, всегда можно было по учёным документам восстановить когда он был выдан, кому, на каких условиях, на какой срок, когда был возвращен, кто ответственен за его сохранность в момент выдачи. Кода документ находится не в хранилище, все нормы по обеспечению его сохранности должны быть соблюдены.

 

Когда на выставке выставляются подлинники, сотрудник отдела обеспечения сохранности несёт ответственность. Формально дело продолжает числится за архивом и он несёт ответственность. И когда оно возвращается, у отдела обеспечения сохранности должно быть полное понимание что происходило с этим делом, кто за него отвечал, куда оно вернулось, в какую опись. Эти сведения очень важны, так как необходимость выяснить обстоятельства могут возникнуть гораздо позже и с помощью заполненных документов могут помочь восстановить события.

 

В момент передачи документов в хранилище составляется акт приема-передачи документов личного происхождения. А к выдаче документов сотрудникам относят с меньшей строгостью, так как документ не покидает архив, но тем не менее, заполнение акта приема-передачи не должно быть формальным – все неточности, отклонения, особенности, некомплектность, не соответствие описи – все нужно фиксировать. Потому что с того момента, как подписан акт, вся ответственность за эти недочёты в архивных документах ложиться на сотрудника, принимающего документы. Поэтому, уважаемые коллеги, кто работает в сфере сохранности, не забывайте об этом, на вас лежит большая ответственность. Портить кровь своими придирками и дотошностью коллегам – это нормально.

 

Сложные случаи при приёме документов – например, приём неописанных документов – чаще всего, из источников личного происхождения, принимается по специальному акту приема-передачи, в нем есть ссылка на договор, из-за возникающих сложностей с определением прав собственности.

 

Специфика научно-технической документации – крупноформатные чертежи и карты, которые нужно хранить при специальных условиях. Отдельный случай – это аудио-визуальные документы на пленке, все разновидности фото документов – негативы, позитивы на пленке или стекле, фотоотпечатки фоно-, видео-, кино- и аудио документами – четыре вида документов, предусмотренные учёным паспортном. Носители фоно- документов – грампластинки, как старинные, так и современные, аудиокассеты.

 

В форме паспорта указанно разделение всех видов документов на три группы: архивные документы на бумажном носителе, аудио визуальные документы на традиционном носителе, машиночитаемые документы. МЧД – это оптические диски. Так в форме паспорта 2007 года предусмотрена всего одна строка для машиночитаемых документов.

 

Документы личного происхождения с момента поступления в архив становятся на учет, но учитываются они не в единицах хранения, а в условных единицах хранения, количество которых может измениться в ходе описания. Именно в этой категории документов часто фигурируют аудио-визуальные документы.

 

Страховой фонд создаётся прежде всего на особо ценные документы. Работы хватит еще не на один год, таких документов очень много. Создаётся очень медленно, но качественно. Пока не создан фонд на особо ценные документы, не начинается работа с другими документами. В Центре микрографии параллельно создаётся электронный фонд пользования, ведётся оцифровка документов. И тут нужно решать - оцифровывать в первую очередь особо ценные документы или документы, пользующихся спросом в читальных залах.

 

Важный вид работы – проверка наличия. Специфический для отдела сохранности трудоёмкий процесс, потому что даже если документы не покидают архивохранилище, а лежат в коробках, отдел хранения должен через определённое количество лет провести проверку документов, их наличие и состояние. Составляется акт проверки и лист проверки – составляется по итогу завершения работ по конкретному фонду. Утверждается директором. Фиксируется подробно состояние дела. При составлении нужно быть очень внимательным и не допускать ошибок.

 

«У вас не возникает вопрос, почему мы детально рассказываем на курсе о нашей работе? По всем направлениям, - спрашивает «заристов» Александр Алескандрович Капустин. - И по учёту, и по обеспечению сохранности, по реставрации. М? У каждого своя специфика, у каждого свое направление деятельности. Например, если Ивану Александрович задать вопрос по использованию архивных документов, я думаю, что он ответит на него.

 

Я уже говорил вам, что особенность советских архивов – универсальный характер подготовки. Мы знали все направления деятельности, которыми занимаются архивы, все абсолютно. Их не так уж и много – формирование Архивного фонда, комплектование, обеспечение сохранности, научно-справочный аппарат, использование, реставрация. Почему это нужно знать? Мы общаемся с разными специалистами. И мы стараемся эту традицию универсальности сохранить в наших кадрах. Это очень важно для нас.

 

В Европе каждый специалист ориентируется в своём узком направлении, о другом он ничего не знает – обратиться к нему, а он не сможет ответить. Но это не наш метод, как сказал один товарищ. Мы стараемся, чтобы те специалисты, которые у нас работают, были достаточно разносторонне образованы. Поэтому мы и проводим эти занятия. На них даётся хорошая теоретическая база, а потом, возможно, будет и практика. Практика в том числе - это ваши поездки», - добавил в завершение занятия Александр Александрович.

 

Текст и фото: Васильева И.В.