Дневник «Зари-7»: комплектование

26 декабря 2018

Новости ЦМиРАД

24 декабря 2018 года прошло последнее в этом году занятие курса «Заря 7», посвященное теме «Комплектование архивов документами». Ведущей выступила главный специалист отдела формирования Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения сохранности, государственного учёта и использования архивных документов Управления архивами Свердловской области Стафеева Татьяна Валерьевна.

 

В качестве введения Татьяна Валерьевна напомнила основные девятнадцать понятий, применяемые в Федеральном законе № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а затем каждое из них рассмотрела подробно.

 

Так, к слову об архивном документе, как материальном носителе с зафиксированной на нем информацией, ведущая занятия отметила, что основной носитель документов – это бумага, но все большее распространение в настоящее время приобретают электронные документы и документы на других носителях – фото-, фоно- и видео-. В структуре архивных учреждений, соответственно, появляются и специалисты по работе с этими видами носителей.

Еще один из видов документов, описанный в законе об архивном деле – «уникальный документ» – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и автографичности.

 

«С 2012 года в Свердловской области ведется областной государственный реестр уникальных документов. Сейчас в него включено порядка тридцати единиц. Среди них есть очень интересные экземпляры: документы, принадлежавшие Романовым, письма Наполеона III Демидову. В Центре документации хранятся любопытные документы большевиков, есть учетная карточка Брежнева Леонида Ильича, личное дело Ельцина, документы Бажова, рукописи Мамина-Сибиряка – эти документы на особом учете», - сообщила Татьяна Валерьевна.

 

  

 

Изучили различные сроки хранения – постоянное или бессрочное и временное хранение, депозитарное хранение, экспертизу документов, «упорядочение» – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения, рассмотрели понятия «владелец» и «пользователь» архивными документами.

 

Архивные фонды РФ состоят из государственной части и не государственной. К первой части относятся архивные фонды и архивные документы, которые являются федеральной собственностью, государственной собственностью и муниципальной собственностью. Негосударственная часть архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а так же с момента отделения церкви от государства в собственность религиозных объединений.

 

Слушатели ознакомились с работой центральной экспертно-проверочной комиссией, осуществляющей экспертизу ценности, на основании которой архивные документы включаются в состав архивного фонда. Кроме того, комиссия занимается решением научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включении их в состав архивного фонда РФ, а также определением в его составе особо ценных уникальных документов.

 

Федеральное архивное агентство утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Федеральные ведомства и министерства могут разрабатывать и утверждать, по согласованию с архивным агентством, собственные перечни.

 

«Например, есть ведомственные перечни налоговой службы, федерального казначейства, судов, прокуратур – в этих организациях делопроизводство отлажено, - отметила Татьяна Валерьевна. - Но в сфере образования и здравоохранения действуют старые перечни 80х-90х годов, их, конечно же, нужно актуализировать».

 

  

 

Поговорили об источниках комплектования профильных архивов Свердловской области. В Управлении архивами ведется сводный список организаций-источников, который постоянно обновляется. Так по состоянию на 1 января 2018 года список насчитывает 2400 организаций. Большая часть из них — это источники комплектования муниципальных архивов - примерно 1200 организаций, около 700 — федеральные организации, 650 — государственные и остальные — это негосударственные организации.

 

Списки источников формирования составляются архивами на основании законодательства об архивном деле Российской Федерации, согласно Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук от 18.01.2007 года, а также рекомендаций специального уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Одна из главных рекомендаций — включать в списки самостоятельные юридические организации: финансовые управления, комитеты по управлению имуществом и прочие. Также, в 2014 году Управлением архивами Свердловской области были разработаны собственные методические рекомендации — более конкретно применимые к нашему субъекту федерации.

 

Повторили порядок экспертизы ценности и, в частности, рассмотрели формы приема документов от организаций: форма 1 — полная - когда принимается весь комплекс документов, форма 2.1 — если принимается часть документов, например, от таких организаций как БТИ, редакций газет, лесничества, и форма 2.2 — из общей группы организаций, в деятельности которых образуются однородные документы, из них выбираются документы, предоставляющие наибольший интерес. Например, школы и детские сады — их очень много, в списки включаются выборочные заведения с новаторскими методиками обучения, с интересными специализациями.

 

Подробно остановились на временном хранении документов архивного фонда Российской Федерации: сроки хранения документов различных организаций, изменения в законе о сроках хранения, о проекте перечня документов и процедуре приема документов.

 

В заключении занятия начальник Управления архивами Свердловской области Александр Александрович Капустин напомнил «молодежи», обучающейся на курсе «Заря», что в следующем году все будет по плану, состоятся все запланированные выезды в областные архивы и пожелал всем хорошо провести новогодние каникулы.

 

 

Текст и фото: Васильева И.В.