Дневник «Зари-7»: комплектование
26 декабря 2018
24 декабря 2018 года прошло последнее в этом году занятие курса «Заря 7», посвященное теме «Комплектование архивов документами». Ведущей выступила главный специалист отдела формирования Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения сохранности, государственного учёта и использования архивных документов Управления архивами Свердловской области Стафеева Татьяна Валерьевна.
В качестве введения Татьяна Валерьевна напомнила основные девятнадцать понятий, применяемые в Федеральном законе № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а затем каждое из них рассмотрела подробно.
Так, к слову об архивном документе, как материальном носителе с зафиксированной на нем информацией, ведущая занятия отметила, что основной носитель документов – это бумага, но все большее распространение в настоящее время приобретают электронные документы и документы на других носителях – фото-, фоно- и видео-. В структуре архивных учреждений, соответственно, появляются и специалисты по работе с этими видами носителей.
Еще один из видов документов, описанный в законе об архивном деле – «уникальный документ» – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и автографичности.
«С 2012 года в Свердловской области ведется областной государственный реестр уникальных документов. Сейчас в него включено порядка тридцати единиц. Среди них есть очень интересные экземпляры: документы, принадлежавшие Романовым, письма Наполеона III Демидову. В Центре документации хранятся любопытные документы большевиков, есть учетная карточка Брежнева Леонида Ильича, личное дело Ельцина, документы Бажова, рукописи Мамина-Сибиряка – эти документы на особом учете», - сообщила Татьяна Валерьевна.
Изучили различные сроки хранения – постоянное или бессрочное и временное хранение, депозитарное хранение, экспертизу документов, «упорядочение» – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения, рассмотрели понятия «владелец» и «пользователь» архивными документами.
Архивные фонды РФ состоят из государственной части и не государственной. К первой части относятся архивные фонды и архивные документы, которые являются федеральной собственностью, государственной собственностью и муниципальной собственностью. Негосударственная часть архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а так же с момента отделения церкви от государства в собственность религиозных объединений.
Слушатели ознакомились с работой центральной экспертно-проверочной комиссией, осуществляющей экспертизу ценности, на основании которой архивные документы включаются в состав архивного фонда. Кроме того, комиссия занимается решением научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включении их в состав архивного фонда РФ, а также определением в его составе особо ценных уникальных документов.
Федеральное архивное агентство утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Федеральные ведомства и министерства могут разрабатывать и утверждать, по согласованию с архивным агентством, собственные перечни.
«Например, есть ведомственные перечни налоговой службы, федерального казначейства, судов, прокуратур – в этих организациях делопроизводство отлажено, - отметила Татьяна Валерьевна. - Но в сфере образования и здравоохранения действуют старые перечни 80х-90х годов, их, конечно же, нужно актуализировать».
Поговорили об источниках комплектования профильных архивов Свердловской области. В Управлении архивами ведется сводный список организаций-источников, который постоянно обновляется. Так по состоянию на 1 января 2018 года список насчитывает 2400 организаций. Большая часть из них — это источники комплектования муниципальных архивов - примерно 1200 организаций, около 700 — федеральные организации, 650 — государственные и остальные — это негосударственные организации.
Списки источников формирования составляются архивами на основании законодательства об архивном деле Российской Федерации, согласно Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук от 18.01.2007 года, а также рекомендаций специального уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
Одна из главных рекомендаций — включать в списки самостоятельные юридические организации: финансовые управления, комитеты по управлению имуществом и прочие. Также, в 2014 году Управлением архивами Свердловской области были разработаны собственные методические рекомендации — более конкретно применимые к нашему субъекту федерации.
Повторили порядок экспертизы ценности и, в частности, рассмотрели формы приема документов от организаций: форма 1 — полная - когда принимается весь комплекс документов, форма 2.1 — если принимается часть документов, например, от таких организаций как БТИ, редакций газет, лесничества, и форма 2.2 — из общей группы организаций, в деятельности которых образуются однородные документы, из них выбираются документы, предоставляющие наибольший интерес. Например, школы и детские сады — их очень много, в списки включаются выборочные заведения с новаторскими методиками обучения, с интересными специализациями.
Подробно остановились на временном хранении документов архивного фонда Российской Федерации: сроки хранения документов различных организаций, изменения в законе о сроках хранения, о проекте перечня документов и процедуре приема документов.
В заключении занятия начальник Управления архивами Свердловской области Александр Александрович Капустин напомнил «молодежи», обучающейся на курсе «Заря», что в следующем году все будет по плану, состоятся все запланированные выезды в областные архивы и пожелал всем хорошо провести новогодние каникулы.
Текст и фото: Васильева И.В.
Свежие публикации данной категории
11 октября 20 ноября — День правовой помощи детям!
10 октября Погружение в прошлое: наши специалисты осваивают искусство реставрации фотографий
8 октября Конкурс антикоррупционных комиксов
24 сентября Наша публикация в журнале «Архивы Урала»
24 сентября Отечественный мессенджер Max
19 сентября Тренировка по эвакуации людей при пожаре прошла успешно!
11 сентября День открытых дверей
10 сентября День образования государственных архивов Свердловской области
8 сентября Эпоха цифровых архивов: запущен второй модуль ГИС УИАД
30 августа Химико-биологические исследования в реставрации: оптимальная практика